Danske Rederier

Danske Rederier er en branche- og arbejdsgiverorganisation for dansk skibsfart. Organisationen går helt tilbage til 1800-tallet og tager sig i dag af en række meget vigtige funktioner for “Det blå Danmark”. Herunder administrerer de to store fonde: En barselsfond og en fond der støtter efteruddannelse og kompetenceudvikling.

Skibsfart er Danmarks største eksporterhverv og der sejler ikke mindre end 1.800 dansk-kontrollerede skibe rundt på verdenshavene. Hvis man forestillede sig at de sejlede sammen i lang lang kolonne, så ville kolonnen strække sig 718 kilometer. Det er afstanden København til Nürnberg.

Ud over besætningen på de skibe, så står skibsfarten for 95.000 arbejdspladser på den danske landjord. Landkrabber altså… Det er store tal vi har med at gøre.

‍

Udfordringen

Både barselsfonden og kompetencefonden er baseret på en udligningsordning. Dvs. at hvert kvartal så indbetaler medlemmer af Danske Rederier — altså selve rederierne — et lille beløb pr medarbejder. Når der så er en af deres medarbejdere der skal på barsel eller efteruddannelse, kan rederiet få et større tilskud til medarbejderen.

Danske Rederier kom til Abtion fordi de havde udfordringer med at administrere både indbetalinger og ansøgninger til fondenene.

For lige at simplificere problematikken lidt, så handler det om, at rederierne hvert kvartal skal fortælle Danske Rederier hvor mange medarbejdere de ønsker at indbetale for. De skal altså lave to indberetninger: en til barselsfonden, og en til kompetencefonden.

Det siger nok sig selv, at det ikke er noget man bare lige gør på en email. Der er 95 medlems-rederier og tilsammen har de flere hundrede tusind medarbejdere. Det skal der et system til at håndtere. Også fordi, at når rederierne så søger refusion, fx når en sømand skal på barsel, så skal være hurtigt og nemt at afgøre om vedkommende har ret til refusionen.

‍

Bövl med formatet

Danske Rederier havde godt nok allerede et system. Men det havde simpelthen tabt pusten. Den daværende løsning var et (lad os sige det pænt) gammeldags format, der var ekstremt svært at arbejde i — især for medlemmerne. Indberetningen var bla. baseret på en filtype som jeg aldrig havde hørt om før. Faktisk var det så vanskeligt at flere af medlems-rederierne havde hyret eksterne konsulenter til at hjælpe dem med indberetningerne.

Det var faktisk her hunden lå begravet. 80% af problemerne stammede fra bøvl med det format som rederierne skulle indberette i. De kunne ikke eksportere i formatet. De kunne ikke kontrollere, altså “læse korrektur”, på dataen og når der gik noget galt i indberetningen kunne se ikke se eller få information om hvad problemet var. I mange tilfælde resulterede det i, at rederierne måtte ringe til Danske Rederier, hvor de så i fællesskab fejlsøgte på problemet. Det var tit noget med, at åbne filen op i en teksteditor og så forsøge at finde ud af, hvad det mon var der skabe ballade. Nogle gange var det så simpelt som et eksotisk bogstav i et navn, fx Ö.

Det var ikke særlig hensigtsmæssigt, at rederierne skulle bruge både blod, sved og penge på lave de her indberetninger, når det i bund og grund bare handlede om at hente nogle få informationer ud fra deres lønsystem og sende dem til Danske Rederier.

‍

Løsningen

Vi skulle altså finde en god måde, hvor alle rederierne nemt kunne indberette for deres medarbejdere; en metode som let kunne kobles op på medlemmernes egne ERP-systemer. Det skulle selvfølgelig også være nemt for administratorer ved Danske Rederier at bearbejde den data, der kom ind.

Det startede med en undersøgelse af hvilke ERP-systemer rederier derude brugte. Herunder skulle vi finde ud af om der var en fællesnævner i måden de forskellige ERP-systemer kunne eksportere data. Det var udelukket at tænke i API. Det var nødt til at være mere ud af boksen at lave en indberetning. Vi ønskede heller ikke at binde rederierne til et setup, der ville afgrænse deres frihed til at skifte ERP, hvis de ville det.

Løsningen blev et simpelt CSV upload. Pakket ind i et  super simpelt interface med så få valgmuligheder og klik som muligt. Vi ønskede at begrænse muligheden for fejl og misforståelser i indberetningerne. Rejsen skulle være nem. Der var kun de elementer i interfacet, som der skulle bruges. Fx tracking og status på indberetninger samt anmodninger om udbetaling - Vi skabte et overblik over processen.

‍